Les systèmes d’information permettent de traiter des données massives et la production d’indicateurs de performance en temps réel. Rechercher la qualité des données, se justifie par le rôle de ces données dans la vie économique de l’entreprise, par le cercle vertueux que des données de qualité sont censés initier, et parce que ces données permettent d’anticiper correctement l’évolution de l’entreprise.
Quelles sont les attentes des responsables opérationnels en matière de données ?
Les opérationnels attendent des données qui soient :
- Fiables, c’est-à-dire cohérentes avec la réalité des opérations.
- Compréhensibles en étant exprimées dans le langage du métier, sans jargon ou sigles.
- Facilement lisibles car elles sont présentées de manière aérée et visuelle, en attirant l’attention sur ce qui est important.
- Disponibles avec une fréquence adaptée à leurs besoins de réactivité, dans un délai adéquat pour agir.
Ces données doivent leur permettre de préparer le plus possible leur action. Ils ont besoin d’avoir :
- Des chiffres assortis de commentaires sur les explications des résultats, les actions en cours, les décisions à prendre et les recommandations.
- Un chiffrage des impacts annuels des déviations constatées et des plans d’action envisagés.
- Une bonne visibilité pour décider, avec des données du passé (historique, tendances) mais aussi du futur (projections).
Comment le contrôleur de gestion peut répondre efficacement à ces attentes ?
Pour répondre efficacement à ces attentes, le contrôleur de gestion doit rendre les données fiables, compréhensibles, facilement lisibles et disponibles.
Pour rendre les données fiables, il s’agit de :
- Confronter les données produites avec d’autres sources d’information.
- Se tenir informé de ce qui se passe dans l’entreprise.
- Mettre en place une bibliothèque d’indicateurs accessibles par tous les opérationnels.
- Participer à la mise en place des systèmes d’information et à leur optimisation.
- Dans tous les cas, ne jamais laisser entendre qu’elles ne le sont pas.
Pour rendre les données compréhensibles, le contrôleur de gestion peut :
- Remplacer les sigles par des mots simples ou les définir.
- Utiliser (si possible) le jargon des opérationnels.
- Faire préciser l’utilité et la signification des indicateurs demandés dans le reporting.
- Sélectionner les indicateurs de pilotage avec les opérationnels.
- Définir les termes financiers.
- Former les opérationnels à la lecture des données économiques et financières.
Pour rendre les données facilement lisibles, il est recommandé de :
- Sélectionner les indicateurs de performance et de pilotage les plus utiles.
- Préférer plusieurs tableaux de bord à un seul.
- Remplacer les tableaux de chiffres par des graphiques.
- Adapter le format des tableaux de bord aux préférences des utilisateurs.
- Faire ressortir les données les plus importantes.
- Présenter le tableau de bord sur plusieurs pages, si nécessaire.
Rendre les données disponibles suppose de les diffuser selon :
- Une fréquence adaptée aux besoins de réactivité : définir la fréquence de production des indicateurs avec les opérationnels.
- Un délai adéquat avec la fréquence de production de l’information, en organisant, voir automatisant l’enregistrement des informations et la production des indicateurs.
Le contrôle exhaustif des données exige du temps et des ressources et peut différer leur diffusion. Pour allier disponibilité et fiabilité, le contrôleur de gestion peut développer le contrôle de cohérence, et définir des seuils de déclenchement de l’analyse en valeur absolue ou relative (à déterminer selon la criticité du business).