En moyenne, les achats et charges externes correspondent à 46% du chiffre d’affaires des entreprises. Bien que les économies sur les coûts d’achat constituent l’axe de performance le plus facile à lire dans le compte de résultat, elles ne se réduisent pas à la performance achat. La performance achat détermine le niveau d’activité (effets prix/volume), les gains financiers et des actions de progrès (réduction panel FO, qualité de service).
Fixer des objectifs de progrès sur les dépenses externes en lien avec la stratégie
Le contrôle de gestion offre une bonne connaissance des dépenses d’achats et des charges externes qui permet notamment d’identifier les postes à fort enjeux :
- se focaliser là où il y a le plus d’enjeux à moyen terme : économies d’échelle, optimisation des processus, amélioration des standards, mutualisation des ressources…
- faire des choix qui répondent en priorité aux besoins des équipes opérationnelles,
- inscrire ces objectifs dans le budget de l’entreprise.
Établir un plan d’action « achat » sur l’année
Compte tenu du poids des achats dans les dépenses d’une entreprise, les plans d’action d’économie ou d’amélioration sont attendus par la direction :
- obtenir dans le budget un plan d’actions ayant un impact élevé sur les grands postes de dépenses externes (là où sont les gros enjeux) afin de mettre l’entreprise dans une dynamique de progrès,
- valider que les économies sont incluses dans les réductions de dépenses de l’année.
Construire une matrice enjeux / impacts
La matrice enjeux impacts présente les principaux enjeux d’une fonction achat. Avec cette matrice, le contrôle de gestion dispose d’un outil pour prioriser les actions dont l’impact recherché sera le plus fort.
Utiliser le reporting pour mesurer la performance « achat »
Des indicateurs spécifiques viendront compléter le suivi budgétaire :
- les économies sur le compte de résultat : baisse des prix, réduction des consommations, baisse des coûts complets d’acquisition.
- la couverture achat : % d’achats de l’entreprise non couverts par un acte d’achat (ex : contrat)
- le plan d’action au service de la performance achat :
- efficacité : nombre de fournisseurs, satisfaction du client interne, délais d’approvisionnement, notation des fournisseurs, taux de service, qualité produit, délai de livraison, respect du délai de livraison…
- efficience : coût de la fonction / dépenses externes…
- le cash : suivi des conditions de paiement fournisseurs pour maîtriser le Besoin en Fonds de Roulement
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