Comment construire un budget volontaire mais réaliste, en rapport étroit avec les besoins et les moyens d’une organisation, tout en fédérant les parties prenantes (salariés, responsables, citoyens) ? Voilà une question que se posent des milliers de responsables au sein des organisations publiques et privées. Une nouvelle pratique est en train d’émerger : le budget collaboratif.
Le budget collaboratif : qui, quoi, comment
Le processus budgétaire est conduit par un groupe de personnes qui sont, soit volontaires, soit élues (par des collègues) ou tirées au sort (à partir d’une liste de personnes potentielles). Le budget est réalisé au cours d’ateliers auxquels participent toutes les personnes qui doivent contribuer à la construction et à la réalisation du budget.
Les méthodes d’animation de ces ateliers sont en « intelligence collective » : l’ambition est de miser sur le collectif et la capacité d’un groupe à faire émerger de lui-même les diagnostics et les solutions partagées aux questions qu’il se pose. Pour ce faire, chaque participant est incité à être acteur de la démarche et force de proposition, dans un rapport de stricte égalité avec les autres.
Deux expériences réussies de budget collaboratif
1) Le Grand Prix de l’Entreprise Collaborative 2016 a été décerné à CAMIF MATELSOM pour son projet « Budget Collaboratif 2016 ».
Idée forte : Faire construire le budget annuel par les salariés pour renforcer les échanges entre collaborateurs, bénéficier de l’intelligence collective et impliquer les collaborateurs dans les résultats de l’entreprise.
Préalable à cette démarche :
- partager largement le reporting avec les collaborateurs,
- faire accepter au management que son rôle a changé et qu’il est là pour faire émerger l’intelligence collective et favoriser l’engagement des collaborateurs.
2) En novembre 2016, le conseil municipal de Magny-les-Hameaux associait pour la première fois des volontaires à la réflexion budgétaire afin d’éclairer les élus dans les orientations à prendre.
Idée forte : rapprocher les élus et les habitants grâce à une réflexion collective sur le contexte, les besoins des habitants et les ajustements possibles dans le cadre de l'élaboration du budget à venir.
Préalable à cette démarche : préparation et organisation de 3 ateliers de travail pour donner les clefs de compréhension nécessaires et pour faciliter les échanges, (1ère : contexte et identification des besoins / 2de : priorisation et ajustements / 3ème : restitution et évaluation).
Les avantages du budget collaboratif
Les principaux avantages de cette démarche collaborative sont :
- Le raccourcissement du temps consacré au budget.
- Des choix clairs, partagés, et engageants pour tous.
- Le développement d’une cohésion d’équipe, d’une culture coopérative et d’ouverture à partir d’un effort collectif.
- Un lien renforcé entre les prévisions budgétaires et la raison d’être de l’organisation qui donne du sens à l’action.
