Pourquoi structurer ainsi les commentaires ?
Classiquement, un tableau de bord contient des chiffres et des graphiques. Leur interprétation peut varier d’une personne à l’autre si on ne les replace pas dans leur contexte. En conséquence, les commentaires s’avèrent être un outil indispensable pour garantir une compréhension commune de la situation.
Comment structurer les commentaires de vos tableaux de bord ?
Les commentaires doivent avoir une réelle valeur ajoutée, être rédigés avec les opérationnels, et refléter la réalité du terrain. Il faut parler des FAITS.
1/ Les faits marquants du mois
Décrire les faits externes à l’entreprise, ou au service, qui ont eu ou auront un impact significatif sur les résultats.
Par exemple : lancement d’un nouveau produit par un concurrent, grève des transports…
2/ Les actions et réalisations principales
Résumer les actions mises en œuvre, dans l’entreprise ou le service, au cours de la dernière période.
Par exemple : formation de l’équipe, ajustement de tarif, vente d’un stock obsolète…
3/ Les informations sur les écarts principaux
Expliquer les causes des écarts constatés dans les chiffres ou les graphiques, en distinguant ce qui est récurrent de ce qui est exceptionnel, ou juste lié à un décalage dans le temps (avance ou retard).
Par exemple : Pourquoi constate-t-on un écart de production défavorable suite à un arrêt de la chaîne de production ?
- Cas 1 : parce qu’on a eu une rupture d’approvisionnement liée à des conditions climatiques difficiles : évènement exceptionnel
- Cas 2 : parce que la chaine est encore tombée en panne la dernière semaine du mois : évènement récurrent
4/ Les traces des actions envisagées
Impliquer les opérationnels en identifiant clairement les actions qu’ils comptent mettre en œuvre rapidement pour réduire les écarts (présents ou à venir).
Retour sur l’exemple précédent :
- Cas 1 : constituer un stock tampon, ou avoir une nomenclature intégrant une matière première de remplacement
- Cas 2 : développer la maintenance préventive ou la polyvalence des opérateurs pour effectuer la maintenance de premier niveau
5/ Les simulations de l’impact sur la fin de l’année
Apprécier l’atterrissage possible en fin d’année compte tenu des écarts et des actions mises en œuvre.
Par exemple : atterrissage de fin d’année conforme à l’objectif, alors qu’à fin septembre on constate une moindre dépense car le salon se tiendra finalement en novembre.
Pourquoi structurer ainsi les commentaires ?
Les commentaires ainsi structurés, au même titre que le tableau de bord, adressent les trois horizons de temps du contrôle de gestion :
- Expliquer le passé : FAI
- Orienter l’action du présent : T
- Anticiper le futur : S
Ils permettent également de conserver l’historique des évènements internes ou externes, et des décisions envisagées et mises en œuvre. Cet historique a plusieurs vertus :
- Faciliter, en N+1, l’analyse par rapport au réel de l’année N
- Récupérer rapidement les bonnes idées d’actions qui se sont révélées efficaces dans le passé
- Faciliter le passage de témoin en cas de changement de poste
- S’interroger sur la bonne gestion du service, si on n’alimente jamais la rubrique « A »
- Challenger les opérationnels, pour comprendre pourquoi certaines actions restent bloquées dans la rubrique « T », et ne sont pas mises en œuvre ; c’est un moyen d’inciter un opérationnel à changer d’action ou trouver le levier pour débloquer la situation
Ainsi rédigés, les commentaires du tableau de bord concentrent les équipes sur l’analyse et les actions correctrices.
Pour aller plus loin :
Formation : Tableau de bord - Niveau 1
