Les fonctions transverses sont très hétérogènes. Au service du reste de l’organisation, elles sont considérées souvent comme des coûts fixes, variant peu dès lors que l’entreprise évolue dans des proportions limitées. Elles sont liées à des activités dont il est difficile de mesurer le résultat et d’estimer la productivité. Toutefois, des fonctions transverses performantes peuvent constituer un avantage compétitif et contribuer à la création de valeur.
Pilotage économique des fonctions transverses
Le pilotage économique nécessite d’avoir un reflet de la réalité des coûts. Il commence donc par la construction d’un système de mesure des coûts. Les états de reporting donnent régulièrement le coût réel comparé au budget des grandes fonctions de l’entreprise. Pour aller plus loin, il est nécessaire de détailler les coûts de chaque fonction selon la logique de l’Activity Based Costing. En effet, ce modèle permet de concilier différentes vue de l’organisation : les ressources (est-ce que j’achète bien ?), les activités (quelle est la productivité de l’organisation ?) et les services rendus (qu’est-ce qui est utile ?).
Les coûts obtenus peuvent ensuite être rapprochés d’indicateurs de volume, de qualité et de délai, afin d’apprécier la performance des activités et de réaliser des comparaisons dans le temps (évolution par année) et l’espace (benchmark entre entreprises).
Cependant, la construction d’un modèle de coût par activité, faisant le lien avec la valeur, peut s’avérer long et coûteux.
Open Costing Model
L’open Costing Model est un modèle de coût standard permettant de piloter la performance des fonctions transverses. Il a été élaboré par un groupe de travail de la DFCG dont les membres sont issus de secteurs d’activités très variés et d’organisations très hétérogènes.
Le modèle présente une liste d’activités organisées de façon arborescentes en 16 Familles, 80 macro-activités et 220 activités. Par exemple, la famille « assurer le pilotage économique » est divisée en 3 macro-activités : « Gérer le plan et les budgets », « Piloter les investissements » et « Améliorer la performance économique ». La macro-activité « Gérer le plan et les budgets » est décomposée en 3 activités : « Construire le PMT », « Construire le budget de N+1» et « Piloter le budget de l’exercice en cours ». Pour valoriser le coût des services rendus, on pourra travailler au niveau des macro-activités. Pour construire un centre de services partagés, on pourra se baser sur le niveau des activités.
Le modèle propose également 62 unités d’œuvre (ETP, K€, nb écritures, Nb sections, m²…) et 200 indicateurs (€/budget, €/Bulletin, e/commande…) orientés coût qui peuvent être utilisés pour fixer des objectifs, alimenter les tableaux de bord, réaliser un benchmark. Ils seront à compléter avec des indicateurs de qualité et de délai afin d’obtenir une vue globale de la performance des activités.
Ce référentiel est présenté dans un cahier technique « Modèle de coûts et benchmark des fonctions transverses » réalisé par un groupe de travail à la DFCG. (cf site web DFCG).
