Il n’existe pas d’outil plus simple et plus efficace que la balance âgée pour suivre les encaissements clients ! Pour un portefeuille donné de clients, elle retrace les montants dus, échus et non échus par client. Les montants échus sont classés par ancienneté ce qui permet de fixer ses priorités de relance. Les montants non échus sont également parfois classés par échéance ce qui permet de sécuriser les échéances à venir (pré relance), proposer un escompte pour paiement anticipé, communiquer au trésorier des prévisions d’encaissement,… Elle ne donne pas le détail des factures et ne suffit donc pas pour réaliser les actions de recouvrement. La relance s’effectue ensuite à partir du relevé de compte donnant le détail des montants dus.
La balance : outil d’organisation
Le chargé de relance se donne pour objectif de traiter l’ensemble des montants échus sur la période d’édition de la balance. Il définit ses propres priorités de relance en sélectionnant les clients devant montants les plus importants, les plus anciens, représentant le risque d’impayé le plus élevé.
La revue de balance : outil de contrôle et de motivation
Le chargé de relance rend compte à son responsable hiérarchique à partir de la balance âgée des actions entreprises ou en cours. Il est capable de justifier du traitement ou d’une action en cours pour tous les montants significatifs, … ainsi que les autres.
La balance : outil de communication
A partir de la balance âgée éditée par agence ou division commerciale, les responsables crédit et commercial conviennent des actions à entreprendre par client : poursuite des relances, blocage de livraison, visite du client, litige à résoudre, etc.
L’efficacité du recouvrement et du traitement des litiges repose sur une connaissance précise par le chargé de relance des actions en cours ou entreprises : lors de la revue de balance, une explication précise doit pouvoir être donnée pour chaque montant échu.
Pour aller plus loin
Formation : Manager le recouvrement amiable
Formation : Pratique de la comptabilité générale - Niveau 2
Formation : Maîtriser la comptabilité clients
